Les étudiants de M2 vous présentent leurs réalisations via 3 billets de blog et le dossier de veille qu’ils ont réalisé :
– Gestion de projet de veille : quelle démarche ? (Cyprien Ducloix et Nathan Jouhannet)
– Projet de veille et travail d’équipe : quels outils ? (Lou Blanchard et Elise Gonzalez)
– Qui sont les ‘influenceurs’ de la veille stratégique ? (Dieynaba Deme et Eloïse Miazga)

Projet de veille et travail d’équipe à distance : quels outils ?

Lou Blanchard et Elise Gonzalez

Actuellement en deuxième année de Master REVI (recherche & veille internationale) à l’université de Bourgogne, et dans le cadre d’une mise en pratique de gestion de projet, nous avons mené sur quelques semaines une « veille sur la veille ».

Notre équipe de six étudiants a rapidement été confrontée à plusieurs problèmes d’ordre organisationnel : quel est le rôle de chacun ? Comment optimiser et communiquer efficacement sur l’avancement de notre travail ? A ce titre, divers outils accessibles gratuitement nous ont été particulièrement utiles :

• Mindmeister nous a notamment permis une gestion et visualisation optimales des résultats de notre brainstorming ; son utilisation intuitive a été un gain de temps pour tous ; et si la version gratuite est relativement limitée, elle permet au veilleur débutant de créer une mindmap claire et lisible très rapidement.
• Google Drive a permis la réalisation d’un diagramme de Gantt, toujours à des fins organisationnelles. Le diagramme de Gantt permet d’effectuer un partage dynamique des tâches avec des deadlines temporelles pour chacune d’elles. Ainsi, tous les membres de l’équipe ont pu visualiser l’avancée et la répartition du travail attendu. L’outil Drive de Google permet – entre autres – à plusieurs utilisateurs de modifier un fichier gratuitement et en temps réel, une fois encore dans un souci de gain de temps, ainsi que pour permettre à tous les membres du projet d’en suivre l’avancée.
• Dropbox, enfin, a été utilisé pour synchroniser le travail final dans le but de constituer notre livrable (un compte-rendu de nos travaux de veille sous la forme d’un e-book). Chacun a pu déposer dans le dropbox de l’équipe les documents constitutifs des différentes parties, avec parfois diverses versions afin que chaque membre puisse participer, annoter ou corriger les dites parties. Une fois encore, un outil gratuit qui simplifie la tâche du futur veilleur, ou de toute personne désireuse d’optimiser son travail en groupe.

Pour ce qui a été de la gestion de nos démarches de veille, devant la grande diversité de l’offre de logiciels gratuits, notre choix s’est porté sur un agrégateur de flux aussi pratique qu’efficace : Netvibes. En effet, s’il est un logiciel que tout veilleur débutant – et disposant de peu de moyens – se doit de maîtriser, il s’agit de Netvibes ! Sa facilité d’utilisation, son interface personnalisable et sa gratuité en font un logiciel indispensable qui nous a permis de mener à bien notre veille, en équipe et en simplicité.

Nous remarquons qu’en plus d’être gratuits, tous ces logiciels sont également très faciles d’utilisation, ce qui a permis d’y familiariser la totalité du groupe en très peu de temps afin que nous puissions nous concentrer sur nos recherches. Bien entendu, dans un environnement de travail stable il serait préférable d’apprendre à maîtriser des logiciels complexes offrant davantage de possibilités, cependant dans le cadre d’un projet de courte durée, la réactivité prime sur le potentiel technique.

Le grand nombre de ces logiciels nous a aussi fait prendre conscience de la nécessité de surveiller constamment les nouveautés dans le domaine, en effet les logiciels et autres plugins se multiplient quotidiennement, apportant de nouvelles fonctionnalités, tandis que l’évolution constante de l’Internet a tendance à rendre obsolètes les logiciels qui ne sont plus mis à jour. Vous pourrez en apprendre plus dans notre dossier, disponible ci-dessous…

Et nous laissons maintenant Dieynaba Deme et Eloïse Miazga vous détailler quels influenceurs « veille » elles ont choisi de vous présenter dans leur billet de blog.

Feuilletez notre dossier de veille :