La période d’été étant en général plus calme, les services documentaires sont moins surchargés par les demandes en tous genres. C’est l’occasion bien sûr de planifier des tâches que l’on n’a pas eu le temps de faire le reste de l’année (inventaires, réorganisation et rangement, etc.)

Vous pouvez aussi profiter de ce temps « creux » pour dynamiser le service, ou un gros projet en cours… Justement, et si vous organisiez un challenge documentaire dans votre entreprise ?

D’habitude mené par les services commerciaux, le « challenge » peut également se décliner dans d’autres secteurs ! Challenge de la veille, challenge de la recherche documentaire, challenge inter-bibliothèque… tout est possible.

Sur quel thème ?

Mise en place d’une stratégie de veille pour un thème proposé par l’entreprise, augmentation de la satisfaction des utilisateurs du centre de documentation, concours pour la création d’affiches de communication sur un projet porté par la bibliothèque, etc…
De nombreux thèmes sont possibles !

Comment faire ?

Sachez d’abord qu’il existe deux types de challenges : le tactique (court et quantitatif) et le stratégique (long et qualitatif). Et vous pouvez organiser des événements collectifs ou individuels.

Il vous faudra définir un objectif et les indicateurs permettant de mesurer les efforts de chacun. Par exemple, vous pouvez lancer un challenge sur le thème de la veille : trouver un maximum de sources d’informations sur un thème qui pourra aider l’entreprise à avancer sur un dossier.

Quoi promettre ?

La dotation, c’est la question épineuse de tout challenge. Il est possible de promettre une dotation représentant un pouvoir d’achat (bons cadeaux ou prime par exemple), des « box » pour des week-ends détente ou culturels, une soirée spéciale pour les lauréats, etc. Vous pouvez aussi interroger votre équipe sur ses attentes !

Et l’Urssaf ? Attention, toute gratification d’un salarié est considérée comme un complément de salaire, elle est donc imposable et soumise à cotisations sociales.

Comment animer ?

Déterminez l’objectif, les indicateurs et la durée de votre challenge. Puis communiquez largement en amont de sa réalisation, même auprès des personnes qui ne participeront pas (elles peuvent en effet vouloir jouer un rôle dans l’organisation et l’animation de l’événement !).

Pensez à régulièrement diffuser l’avancement de chacun, pour maintenir la motivation et la compétition, notamment si votre challenge dure plusieurs jours ou semaines. Ainsi, un tableau d’affichage sera votre allié !

Pour finir, publiez les résultats lors d’un événement final, et festif si possible.

 Adeline LORY