Coaching 2/3 : la lettre de motivation d’archiviste

J’ai proposé à Anne un petit exercice dans le cadre d’un coaching pour l’emploi en infocom.

J’ai sélectionné un peu au hasard trois offres d’emploi pour un poste de documentaliste, et lui ai demandé de rédiger des lettres de motivation pour ces postes. Pour l’aider, je lui ai proposé de consulter :

• cette vidéo d’Yves Gautier sur la lettre de motivation
• mon article à propos des lettres de motivation « rapides »

La 2^e offre concernait un poste de technicien(ne) archiviste documentaliste en intérim. Les tâches principales étaient :

• La gestion règlementaire, archivistique et documentaire des archives.
• La réception, le contrôle, l’enregistrement et la gestion des transferts, des entrées et des éliminations d’archives classifiées.
• Le classement et le contrôle qualité des archives.

Pour cet exercice, au vu du profil d’Anne, je savais qu’elle ne pouvait pas prétendre être archiviste. Je lui ai donc demandé de trouver un moyen d’apporter des arguments qui pourraient malgré tout jouer en sa faveur pour candidater à ce poste.

Voici un extrait de la lettre qu’a rédigée Anne :

Professionnelle de l’information, j’ai été alertée par l’annonce que vous avez fait paraître pour intégrer votre service d’archivage. En effet, mes compétences en documentation technique semblent correspondre au type de mission que vous proposez. Je maîtrise les outils de gestion documentaire de type GED. J’ai travaillé 4 ans pour XXX. Mes missions étaient de réceptionner la documentation fournisseurs, vérifier la conformité, et procéder en une analyse technique. J’y ai développé une base de données de référencement des modifications de travaux et coordonné les actions entre les équipes pour une meilleure traçabilité des documents techniques.

Voici les conseils que je lui ai donnés :

Cette lettre de motivation est plutôt bonne et tu arrives à détourner le fait que tu n’as pas d’expérience comme « archiviste » en parlant d’un poste dont les tâches étaient proches.

Malheureusement, il y a un petit hic : dans ce cas, ta candidature passera en 1er lieu par l’agence d’intérim. Et la personne qui lira ta lettre avant de la transmettre au véritable recruteur sera vraisemblablement une personne qui ne connaît pas les métiers de l’infocom… et donc ne cherchera pas plus loin que les mots-clefs qu’on lui a donnés : à savoir « archiviste » (pour le principal).

Or, dans ta lettre, ce mot-clef n’est indiqué nulle part. Et dans ton CV non plus. Donc, il est possible que ta candidature ne passe pas la barrière de pré-sélection. Si besoin, il ne faut donc pas hésiter à modifier l’intitulé des postes que tu as occupés, à condition que cela puisse avoir un lien réel avec les tâches effectuées. Sinon, tu peux te contenter d’ajouter les mots-clefs dans les descriptions des postes ou éventuellement dans tes compétences.

Un dernier conseil (par contre, je ne te le donnerais pas pour le métier d’archiviste qui demande quand même une formation spécialisée) : si vraiment tu n’as aucun argument à donner en lien avec le poste visé, mais que tu te sens capable de mener à bien ces missions, constitue-toi rapidement un petit fond d’articles sur le métier et note les principaux mots-clefs. Tu pourras les intégrer dans ta lettre et ton CV et ainsi prouver que tu as une bonne connaissance de la réalité du poste, et que tu as donc de meilleures chances de t’adapter qu’une personne qui n’y connaîtrait rien du tout. Si le recruteur n’a pas eu la chance d’avoir des candidats correspondant à ce qu’il recherche, il pourra parfois se tourner vers une candidature de ce genre en deuxième sélection.

Le retour d’Anne…

Ce que je peux dire de cette expérience de rédaction de lettres de motivation : La deuxième difficulté à laquelle j’ai été confrontée a été de discerner clairement l’objectif du poste et de bien analyser le contenu. Il est parfois difficile de bien distinguer le secteur d’activité d’une offre, d’exposer ses connaissances du secteur, et les compétences requises pour exercer le poste à pourvoir. Ce sont deux éléments distincts mais qui, d’après ce que j’ai compris, ont toute leur importance, et qu’il faut mettre en parallèle, et valoriser.

La semaine prochaine, je vous proposerai les explications liées à la dernière offre d’emploi que j’ai sélectionnée pour le coaching d’Anne. Elle porte sur un poste de documentaliste juridique.

Adeline LORY