Votre structure a besoin d’un stagiaire documentaliste (ou veilleur, ou knowledge manager, ou community manager, etc.) et c’est la première fois que vous êtes en charge d’une action de recrutement ? Le point sur les étapes à suivre…
1/ Déterminer le besoin, formaliser le projet :
En premier lieu, il vous faudra bien évidemment identifier le besoin, et définir si le projet à réaliser permettra d’occuper un stagiaire sur une durée d’au moins deux mois. Bien sûr, pensez à vous renseigner sur la réglementation en matière de stage (et particulièrement sur la gratification : consultez notamment l’article 30 de la loi du 24 novembre 2009 : pour un stage d’une durée supérieure à 2 mois, il faudra verser 436,05€ par mois pour un temps complet en 2012).
Demandez-vous également si le projet proposé peut faire l’objet d’un mémoire ? Y a-t-il suffisamment matière à réflexion ?
2/ Définir la fiche de poste, rédiger l’annonce :
La mission que vous envisagez de confier à votre futur stagiaire est à ce moment suffisamment définie pour que vous puissiez définir à quel métier elle correspondrait : documentaliste, community manager, chargé de veille, … ?
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le référentiel des métiers proposé par l’ADBS, et vous en inspirer pour rédiger une fiche de poste, décrivant les tâches quotidiennes, la mission principale confiée, etc.
Rédigez ensuite votre offre en suivant le plan ci-dessous :
- Annoncez l’intitulé du stage. ex : stagiaire documentaliste, mission de réflexion sur la création d’un centre de documentation dans le secteur du BTP
- Présentez votre entreprise.
- Décrivez la mission (précisez si l’étudiant pourra également participer aux tâches « quotidiennes »). Précisez la date de début de stage souhaitée, ainsi que si le stage a des chances d’être prolongé ou même transformé en CDD pour l’été.
- Ajoutez les détails nécessaires sur les conditions du stage : rémunération, avantages éventuels, équipements mis à disposition, nom ou fonction du responsable du stagiaire…
- Indiquez quel est le profil recherché. Ex : formation niveau Bac+3, maîtrise de l’anglais professionnel, spécialisation en knowledge management serait un plus…
- Donnez un contact (nom, email, téléphone, adresse du site web), et indiquez la date de péremption de l’offre.
Quelques conseils supplémentaires ici…
3/ Diffuser l’annonce :
Vous avez l’embarras du choix…
Je vous conseille en premier lieu de vous tourner vers les « classiques », tels que l’ADBS ou PoleDocumentation… puis éventuellement d’élargir à d’autres supports si nécessaire.
Bien sûr, s’il y a une formation en infocom dans votre région, adressez-vous directement aux responsables, qui transmettront votre offre aux étudiants. Vérifiez également si l’Université locale a un réseau social ou une page Facebook, avec une rubrique dédiée aux stages… et vous pouvez aussi vous tourner vers l’Onisep.
4/ Préparer l’entretien d’embauche :
A ce stade, vous devriez avoir reçu déjà quelques candidatures et pouvoir opérer une pré-sélection. Ne soyez pas trop sévère sur les CV et lettres reçus, les étudiants ont parfois du mal à bien mettre en valeur leurs compétences. Malgré tout, si vous demandez une très bonne capacité de rédaction et que la lettre est bourrée de fautes, passez votre chemin… même chose si l’anglais professionnel est indispensable et que le candidat indique qu’il n’a que des notions…
Grâce aux CV déjà reçus, vous pouvez établir une liste de questions liées à l’expérience de chaque candidat. Pensez à demander également plus de détails sur chacune des exigences et des souhaits que vous avez formulés dans votre annonce de stage : la manière de parler d’une expérience à l’oral n’est souvent pas la même qu’à l’écrit, et on peut obtenir des informations intéressantes, voire creuser pour en savoir plus sur l’expérience du candidat.
Je vous conseille la lecture de ces deux articles en ligne pour préparer, côté recruteur, l’entretien d’embauche :
Si dans votre annonce vous avez indiqué des exigences (maîtrise de l’anglais pro indispensable, connaissance du logiciel X exigée), préparez un mini-test à faire passer au stagiaire pendant l’entretien, ou même proposez-lui de mener une partie de l’entretien en anglais.
Enfin, rendez-vous sur le site web des Universités où sont inscrits les candidats que vous avez présélectionnés, afin de récupérer la fiche descriptive de la formation qu’ils suivent. Cela vous donnera plusieurs éléments sur les savoir-faire qu’ils doivent avoir acquis, ainsi que sur les principaux débouchés de leur formation.
5/ Prévoir l’accueil du stagiaire :
Il est important de garder à l’esprit que le stagiaire ne vient pas dans votre entreprise uniquement pour réaliser un projet, mais également pour acquérir des compétences, une expérience professionnelle…
A lire…
Vous devez donc garantir la présence d’un professionnel de l’infocom à ses côtés, à tous les moments du stage. Bien sûr, il faut aussi qu’il apprenne à être autonome et vous ne devrez donc pas le chapeauter minute par minute… mais il faut prévoir un programme détaillé, des moyens, des objectifs, des points réguliers, des réunions… qui lui permettront de mener à bien sa mission tout en apprenant à se placer dans la peau d’un professionnel.
Il faudra également le conseiller lors de la rédaction de son mémoire, et lui accorder un certain temps (par exemple un après-midi par semaine) dédié à la prise de notes et à la réflexion.
Une réflexion sur l’installation du stagiaire sera, pour finir, plutôt importante :
Aura-t-il la possibilité d’avoir un bureau disponible toute la journée, un ordinateur, une imprimante ?
Sera-t-il installé à proximité du bureau de son responsable de stage ?
etc.
Vous êtes maintenant paré à entamer un processus de recrutement d’un stagiaire !
Adeline LORY,
Avec le concours d’Emmanuelle DELARCHE
